Las señales de que la hoja se ha quedado corta
Excel es una herramienta excelente y buena parte de las empresas funcionan perfectamente con ella. El problema no aparece por usarla, sino por seguir usándola cuando el proceso ha crecido por encima de lo que una hoja puede sostener. Estas son las señales, por orden de gravedad:
- Hay varias versiones del mismo fichero y nadie sabe con seguridad cuál es la buena.
- Alguien tiene que consolidar a mano lo que otros han rellenado por separado.
- Un error tipográfico en una celda puede propagarse durante días sin que nadie lo note.
- El proceso depende de una persona concreta: si falta, se para.
- Se dedican horas cada semana a copiar datos entre la hoja y otro sistema.
- No hay forma de saber quién cambió un dato, ni cuándo, ni por qué.
Con dos de estas señales, merece la pena estudiarlo. Con cuatro, el coste de no hacer nada ya es mayor que el de la herramienta.
Elegir el primer proceso: el que se paga solo
El error clásico es empezar por el proceso más complejo o por el que más ruido hace en las reuniones. El acierto es empezar por el que cumple estas tres condiciones a la vez: consume mucho tiempo, está bien definido y afecta a pocas personas.
- Haz una lista de las tareas repetitivas y anota cuántas horas se van en cada una al mes. No hace falta precisión: un orden de magnitud basta.
- Marca cuáles siguen siempre los mismos pasos. Un proceso con reglas claras se automatiza; uno que depende del criterio de alguien, no.
- Descarta de momento los que tocan a media empresa. El primero tiene que salir bien, y cuanta menos gente haya que formar, mejor.
- Elige el que quede más arriba. Ese es el proyecto que va a justificar el siguiente.
La cuenta que importa
Si una tarea consume seis horas al mes de una persona, son más de setenta horas al año. Con eso se calcula si la herramienta se paga sola, y en cuánto tiempo. Si no se paga en un plazo razonable, ese no era el proceso por el que empezar.
La transición: en paralelo, nunca de golpe
Sustituir una hoja de cálculo de un día para otro es la forma más rápida de que la empresa vuelva a la hoja en cuanto algo falle. La transición que funciona tiene cuatro fases y no se salta ninguna.
- Observar. Alguien se sienta con quien hace el trabajo hoy y anota los pasos reales, incluidos los atajos y las excepciones que no están escritos en ningún sitio. Aquí es donde aparece la mitad de los requisitos.
- Construir lo mínimo. La primera versión hace exactamente lo que hace la hoja, sin funciones extra. Menos superficie es menos que puede salir mal.
- Convivir. Durante unas semanas, la herramienta y la hoja funcionan a la vez y se comparan los resultados. Esta fase es la que da la confianza para dar el paso.
- Retirar. Solo cuando los números cuadran se archiva la hoja, se forma al equipo y se documenta cómo funciona lo nuevo.
Después empieza lo interesante: como los datos ya están estructurados, aparecen cosas que con la hoja eran impensables —avisos automáticos, informes que se envían solos, previsiones a partir del histórico—. Pero eso viene después, no en la primera versión.
Cuatro errores que hacen fracasar el proyecto
- Digitalizar el proceso tal y como está, sin preguntarse si alguno de los pasos existe solo porque la hoja obligaba a hacerlo así.
- Encargar la herramienta sin contar con quien hace el trabajo a diario. Es quien conoce las excepciones, y las excepciones son el 80 % de la complejidad.
- Pedirlo todo en la primera versión. Un proyecto que tarda un año en verse es un proyecto que se abandona a los ocho meses.
- No prever quién va a mantenerlo. Una herramienta interna sin mantenimiento envejece igual que una web: en dos años nadie se atreve a tocarla.
Qué se automatiza en la práctica
Los procesos que mejor responden suelen ser poco vistosos y muy repetitivos. Algunos ejemplos del tipo de herramienta que se construye a partir de una hoja de cálculo:
- Control de stock con avisos de reposición calculados a partir del consumo histórico, en lugar de revisar la hoja los lunes.
- Partes de producción o de calidad que se rellenan desde el móvil en planta y quedan registrados con hora y responsable.
- Informes recurrentes que se generan solos a partir de la base de datos y llegan por correo el día que toca.
- Generación de documentos —presupuestos, albaranes, etiquetas— a partir de plantillas, sin volver a teclear los mismos datos.
- Paneles internos que reúnen en una pantalla lo que hoy vive en cuatro ficheros distintos.